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《后勤服务集团公文管理办法》
2012-08-05 后勤集团  审核人:

为保证集团公文管理工作规范化、制度化,提高办文效率和质量,根据学院相关规定和集团工作实际,制定本制度。

一、基本要求

1、集团公文是集团党政班子实施领导、处理集团事务的重要工具,是具有特定效力和规范格式的文书。

2、公文管理应当坚持实事求是、精简、实效的原则,做到及时、准确、安全。

3、行政部负责集团的公文管理工作。

二、公文种类

适用于我集团的公文种类主要有:

1、决定。适用于对集团党政工作作出安排并要求有关部门贯彻执行的指令性文件。

2、通知。适用于发布集团相关规定、制度和要求,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关公文的的知照性文件。

3、通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

4、报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。

5、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

6、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

7、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

8、会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

9、总结。对某一工作、活动、会议或一定时期的工作进行调查分析和研究,从中找出经验和规律形成的文件。

10、计划。对即将进行的某项工作预先提出目的、要求、任务、指标、措施和完成期限的文件。

三、公文管理

公文管理包括收文和发文,收文一般包括收进、登记、编号、拟办、签批、承办、督办、立卷、归档等程序;发文一般包括拟稿、会签、核稿、拟办、签发、校对、印发、立卷、归档等程序。

1、公文处理要及时迅速。对指定期限上报的文件,各单位应按要求在规定的时间内完成。对学院以及其他各级机关的通知通告、会议文件等,涉及集团全面工作的要及时报送行政部登记,送领导审阅后存档。

2、草拟公文要规范。凡集团全面工作的重要文稿,由行政部拟稿;凡各项业务工作的文稿,由主办部门拟稿。草拟公文统一采用A4纸打印,左侧装订。文稿应整洁清楚,准确简明。根据实际需要明确显示标题、主送单位、正文、日期、印章等内容。草拟修改、批阅公文用笔应符合公文归档要求,如实保留修改的痕迹。

3、办理公文要按程序。根据工作隶属和职责范围规范行文,一般不得越级请示和报告。各部门职责范围内单独报送学院或对外的公文,应由主管领导签署明确意见,经集团总经理、书记审阅后报送。凡涉及集团全面工作的公文,要在行政部登记,呈送集团领导班子会签,必要时由集团办公会集体审议后报送。

4、坚持精简原则,凡能够直接处理的事情,能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情,一般不行文。要切实把好公文质量关。行政部要认真审核是否必须行文,文件政策界限是否明确,内容与上级部门和集团已发文件是否一致,与其他有关单位的协调有无矛盾,以及呈批手续是否齐全,文种使用和文字表述是否准确、规范,文件格式是否正确等,保证文件的准确性、严肃性和权威性。

5、公文的缮印和发文。以集团名义发出的公文,由行政部登记编号后付印。公文校对要准确无误,校对人签名后方可正式缮印。

四、公文审批

1、对于一般报告性公文,签阅表示“已阅知”;对于有具体请示事项的公文,签阅则表示“同意”或“不同意”。

2、涉及集团行政全面工作的发文,由集团总经理签批;涉及集团党务全面工作的发文,由集团总支书记签批。

五、立卷归档

1、公文办理完毕,各单位文秘工作人员应根据文书立卷要求,于每年第一季度内,将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好,按档案管理的要求归档。集团公文由行政部负责归档;其他公文由主办单位或部门负责归档。

2、没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

六、本办法自2011年10月1日起开始实行,有关未尽事宜由行政部负责解释。

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